وسائل تنظيم الوقت وكيفية استثمارها

تمثل وسائل تنظيم الوقت الكافي تحديًا لكثير من أصحاب الأعمال . لا يوجد وقت كافٍ لإنجاز كل شيء. خاصة عندما ترتدي الكثير من القبعات المختلفة وتتولى العديد من الأدوار المختلفة.

ليس الأمر محبطًا فحسب. بل قد يكون من المثير للشعور أنك تتنقل من مهمة إلى مهمة ولا تشطب الأشياء من قائمتك.

وسائل تنظيم الوقت و كيفية استثمارها

وسائل تنظيم الوقت يمكنك استثمار طريقك في وسائل الوقت من خلال تحديد أهداف الوقت وتخطيط الأنشطة وترتيب الأولويات والثقة في الآخرين لإكمال المهام. إذا كان بإمكانك القيام بذل. يمكنك زيادة استثمار الوقت لديك خلال يوم.

كيفية استثمار الوقت 

هناك العديد من وسائل تنظيم الوقت والإنتاجية مثل تطبيقات لتنظيم الوقت عبر الإنترنت و كتب عن الوقت وحتى الفلسفات العامة. لا يهم حقًا ما هو وسائل تنظيم الوقت أو النهج الذي تستخدمه فقط أنه شيء تشتريه وتفهمه بالكامل وتواكبه.إذا كنت تكافح من أجل استثمار الوقت يمكنك الالتزام به بالكامل. فحاول الجمع بين أفكار بعض الفلسفات المختلفة لإنشاء أداة الوقت والإنتاجية المثالية لك.

جميع الأدوات والتخطيط لن تفيدك إذا لم تلتزم بخطتك. هذا هو أصعب جزء في الوقت - جعل نفسك تقوم بالمهام التي خططت للقيام بها. في بعض الأيام قد لا تتمكن من إنجاز شيء ما في الوقت المخطط له. هناك عدة طرق للتأكد من إنجاز المهام في الوقت التي تفلت منها وكل شيء تخطط للقيام به. في خطتك خصص وقتًا كل يوم لمتابعة المهام التي يتم دفعها للخلف. أو يمكنك البقاء في وقت متأخر عن المعتاد والتأكد من إنجازه. فائدة التخطيط لبعض الوقت للحاق بالركب - إذا كنت متورطًا جميعًا ، أو لم تتأخر أي مهام ، يمكنك أن تأخذ استراحة أو تذهب إلى التحدث مع موظفيك. الرئيس الذي يتوقف عند الدردشة هو الدافع الكبير.إذا كانت جميع المهام التي عليك القيام بها هي الكرات ، فأنت المشعوذ. لديك كرات زجاجية (أولوية عالية ، مهام لا يمكنك إسقاطها) ، وأخرى مطاطية (أولوية أقل ، مهام يمكنك إسقاطها). إسقاط الأخطاء ، وانكسر. ترتد المطاطات احتياطيًا وتستمر في التلاعب. قد ترغب في تحديد أولويات مهامك.

ماهو أساس إدارة الوقت وأهميتة

أساس إدارة الوقت هو معرفة وجهتك وكيفية الوصول إليها. يمكن أن يساعدك تحديد الأهداف في إنشاء خطة لتوجيه عملك في المكان الذي تريده.من الصعب تحقيق أي شيء دون أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة بالوقت ( SMART ).

عندما يتعلق الأمر بأساس إدارة الوقت والإنتاجية ، وتحقيق الهدف ، فإن العمل على تحقيق الأهداف الصغيرة وقصيرة المدى هو الأهم. يمكنك البدء بتقسيم أهدافك طويلة المدى إلى أهداف شهرية ثم تقسيمها إلى أهداف أسبوعية ويومية. ستساعدك أهدافك لكل يوم على تحديد هدف وقياس عندما تصل إليه بنجاح.

كيفية استثمار الوقت عند التخطيط للأنشطة

خطط لشهرك وأسبوعك وأيامك استنادًا إلى استثمار الوقت التي حددتها لنفسك والعمل الذي يجب القيام به. قد تحتاج إلى وسائل تنظيم الوقت كل يوم لذا خطط لذلك الوقت. خطط جلسات ملاحظاتك مع الموظفين مقدمًا. خطط للوقت لكل ما عليك القيام به. الطريقة الأكثر فعالية للتخطيط لأنشطتك الشهرية هي استثمار الوقت الخاص بك.

استخدم الوقت للتحقق من مؤشرات الأداء الشهرية والتحقق من الموظفين المستحقين لجلسة ملاحظات والبحث عن فرص الأعمال التي قد تبحث عنها.إذا كنت قد حددت أهدافًا شهرية لعملك فاعمل إلى الوراء من التاريخ الذي تريد تحقيق الأهداف فيه.

خطط لبعض الوقت من اجل نقاط التفتيش للمهام التي يجب إكمالها لتحقيق الأهداف.قم بترتيب نقاط التفتيش حسب الأولوية من خلال المهام الفرعية التي يجب إكمالها - على سبيل المثال ، إذا كانت المهمة "أ" تحتاج إلى إكمال المهمة "ب" ، فقم بتخطيط الأنشطة اللازمة للمهمة "ب" بنهاية الأسبوع الأول بحيث يمكن إنهاء المهمة "أ" في نهاية الأسبوع الثاني.

افعل ذلك لجميع أهدافك الأسبوعية والشهرية ونصف السنوية .من خلال إنشاء خطة لتوجيه موظفيك ونفسك نحو أهدافك الصغيرة. يمكنك إنشاء مسار نحو تحقيق هدف أكبر. قم بتوصيل خططك وأهدافك مع موظفيك. تريدهم أن يفهموا أين تريد أن يكونوا. قد تحصل على بعض التعليقات منهم والتي قد تكون مفيدة لتحقيق أهدافك.

تعرف على أولويات الوقت

قد لا تنجز كل شيء في يوم سيبقى لدى معظمنا بعض العناصر المتبقية كل يوم. إنشاء قائمة أولويات الوقت ، أو على الأقل معرفة تلك التي يمكنك إسقاطها. لتجنب إسقاط كرة زجاجية ، خذ وقتًا لتوضيح أولوياتك وجدولة الوقت للقيام بأهم مهامك عندما تكون أكثر إنتاجية. أو كما ذكرنا سابقًا في استخدم الوقت .

تتبع وقتك يمكن أن يكون تتبع الوقت باستخدام أداة مخصصة لتتبع الوقت طريقة ممتازة لإدارة الوقت حتى عندما لا تحتاج إلى تتبع الوقت الذي تقضيه في العميل أو العمل القابل للفوترة.

 

يمكن أن يساعدك تتبع الوقت على مدار اليوم في زيادة الإنتاجية بطريقتين. أولاً ، يمكن أن يبقيك مركزًا على المهمة التي تعمل عليها في تلك اللحظة. ثانيًا ، يمكن أن يمنحك تتبع الوقت صورة للمكان الذي يقضي فيه وقتك بالضبط. إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل ، فهي تفتح عينيك وتوفر رؤية قيّمة لكيفية قضاء وقتك. إذا كنت صادقًا في توثيق وقتك وأنشطتك ، فستتمكن من تحديد بعض نقاط القوة والضعف ومقدار الوقت الذي تقضيه في العمل على المهام.

ابحث عن منطقة الإنتاجيةالخاصة بك 

بعض الناس هم الأكثر إنتاجية في الصباح ، عندما تكون عقولهم طازجة وقبل أن يكون الجميع مستيقظين تمامًا. يفضل بعض الأشخاص التنقيب في عمل مهم في منتصف النهار عندما يكون زخمهم مكتظًا ، وما زال البعض الآخر من البوم الليليين الذين يتركون أهم عمل حتى نهاية اليوم عندما يكون لدى الأفكار والمفاهيم الوقت الكافي للاستقرار.

يمكنك تقليل الوقت الذي تستغرقه لإكمال عملك من خلال تحديد الوقت الذي تعمل فيه بشكل أفضل ، والأكثر إنتاجية ، وتخطيط عملك الأهم في ذلك الوقت. يمكنك زيادة إنتاجيتك أكثر إذا كنت قادرًا على تقليل التشتت والانقطاعات خلال وقت العمل المركّز هذا.

اقرا ايضاً : نصائح ادرة الوقت 

الفكر النهائي ليس من السهل دائمًا التفويض إذا كنت معتادًا على التلاعب بكل شيء بنفسك. ومع ذلك ، إذا كنت تخطط لأنشطتك ، والتزم بالخطة (في حدود المعقول) ، والعثور على الأشخاص المناسبين لتفويض المهام ، فسيكون لديك فجأة المزيد من الوقت.